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Im Literaturverwaltungsprogramm EndNote (ab Version X7.2) kann eine Literatursammlung (Library) über die Share-Funktion mit anderen Personen geteilt werden. Dies kann für Arbeitsgruppen, welche gemeinsame Publikationen verfassen oder gemeinsame Literatursammlungen aufbauen möchten, sehr nützlich sein.  

Die Share-Funktion im Überblick:

Um eine Library zu teilen, benötigen Sie und alle Personen, mit denen Sie eine Library teilen, auf dem Desktop eine EndNote-Lizenz ( X7.2 oder höher), die mit einem EndNote Online-Konto (auch als EndNoteWeb bekannt) verknüpft ist.

• Ihre gesamte Library, einschliesslich der Dateianhänge, kann gemeinsam genutzt werden (siehe Copyright Hinweis unten).
• Sie können nur eine Library mit anderen teilen, jedoch können mehrere Libraries mit Ihnen geteilt werden.
• Der Zugriff auf die Library einer anderen Person ist nur von Ihrem Desktop aus möglich.
• Jede Person, mit der Sie Ihre Library teilen, kann die Library gleichzeitig ergänzen, kommentieren und benutzen (read&write) oder nur lesen (read only). Alle Änderungen können nachverfolgt werden.
• Der Zugriff auf Ihre Library wird von Ihnen von Ihrem Desktop aus gesteuert. Der Zugang einer Person kann jederzeit geändert oder wieder aufgehoben werden.

Wenn Sie eine Desktop-Library teilen, werden auch alle Dateianhänge, einschließlich der PDF-Kopien von Artikeln, freigegeben.  Diese können innerhalb der UZH/USZ-Umgebung (innerhalb des gleichen Lizenznehmers) zu Forschungszwecken weitergegeben werden, aus COPYRIGHT-Gründen dürfen sie jedoch nicht an externe Personen weitergegeben werden.

Achtung vor Datei-Beschädigungen: Gemäss Handbuch wird dringend davon abgeraten, gemeinsame EndNote-Dateien in Cloud Services zu speichern. Benutzen Sie stattdessen die Share-Funktion.

Wie wird eine Library geteilt?

1. Der Besitzer muss die zu teilende Library mit seinem EndNote Online-Konto synchronisieren. Achtung: Wenn Sie bereits ein EndNote Online-Nutzer sind und andere Referenzen online haben als die, die Sie freigeben möchten, wird das Online-Konto mit den Referenzen der freigegebenen Library überschrieben (siehe Tipp 1 weiter unten). Wenn Sie mit mehr als einer Library arbeiten, kann es zu Synchronisationkonflikten kommen (siehe Tipp 2 weiter unten).
2. Über die Share Library-Funktion können bis zu 100 Personen eingeladen werden.
3. Die Empfänger erhalten eine Einladungsmail. Durch Klick auf Accept this invitation wird der Empfänger auf eine EndNote Login-Seite geleitet, wo er sich mit seinen EndNote Online Logindaten anmeldet.
4. Bevor der Empfänger die geteilte Library in Endnote öffnen kann, muss er sein (Desktop) EndNote mit seinem EndNoteWeb-Konto verknüpfen, indem er über Edit > Preferences > Sync seine EndNote Online Kontodaten hinterlegt. Es kann nur ein EndNote-Online Konto mit einer Lizenz/Installation verknüpft werden.

Tipp 1: Wenn EndNote Online für die private Sammlung genutzt wird

Verwenden Sie bereits EndNote Online für Ihre private Referenzsammlung in EndNote?  Dies kann der Fall sein, wenn Sie Ihre Referenzen zwischen Computern zu Hause und am Arbeitsplatz oder mit der iPad-App (nur iOS) synchronisieren wollen.

Dann ist folgendes Vorgehen zu empfehlen:

1. Lassen Sie ein Teammitglied, das EndNote Online nicht für die Synchronisation der privaten Referenzen nutzt, die Team-Library auf dem Desktop erstellen und verwenden Sie sein Online-Konto für die Share-Funktion. Diese Person wird zum „Besitzer“ der Library.
2. Der Besitzer kann nun allen Mitarbeitenden im Team (bis zu 100 Personen) Zugang zur Team-Library gewähren.
3. Es wird empfohlen, dass der Besitzer mit dem Befehl File > compressed library regelmässig Sicherungskopien der Team-Library erstellt.

Tipp 2: Wenn Sie mit mehr als nur mit einer Library arbeiten

Um eine ungewollte Synchronisierung mit einer nicht zu teilenden Library zu verhindern, wird empfohlen, die automatische Synchronisierung (Default-Einstellung nach Programminstallation) unter Edit > Preferences > Sync auszuschalten. In diesem Fenster ist auch der Speicherort und Name der Sync-Library zu sehen. Synchronisieren Sie nur diese bei Bedarf manuell, so verhindern Sie Synchronisationskonflikte.

Achtung: bei deaktivierter Synchronisierung muss vor dem Öffnen einer geteilten Library manuell synchronisiert werden. Desgleichen, wenn Sie diese verändert haben.

Die Hauptbibliothek bietet regelmässig Kurse für die Literaturverwaltung mit EndNote an. Zudem liefert das umfassende How-to Book Antworten auf alle Fragen rund um EndNote.