Die Firma SAP hat die Einstellung des Supports für das bisherige SAP-System ERP 6.0 per Ende 2027 angekündigt. Damit sind alle SAP-Kunden bis zu diesem Zeitpunkt zu einer Migration auf die neue SAP-Generation S/4 HANA oder zu einem Wechsel auf eine alternative Unternehmenssoftware gezwungen. Nach einer gründlichen Analyse des Marktes für Unternehmenssoftware hat die Universitätsleitung sich für einen Verbleib bei SAP entschieden und die Zentrale Informatik mit der Migration auf SAP S/4 HANA beauftragt.

Die UZH nutzt die Unternehmenssoftware SAP seit Ende der 1990er-Jahre – zuerst im Bereich Finanzen und Controlling, später auch in den Bereichen Personal und Logistik sowie Lehr- und Studien-Administration. Seither hat die UZH ihre SAP-Lösungen laufend mit neuen Funktionen erweitert, darunter zusehends mehr Webanwendungen, so z.B. den Kreditoren-Workflow (KWF), die Online-Bewerbung für Studierende oder das elektronische Vorlesungsverzeichnis.

Die Firma SAP hat vor einigen Jahren ihre neue SAP-Generation SAP S/4 HANA auf den Markt gebracht. In diesem Zusammenhang hat SAP die Einstellung des Supports für das bisherige SAP-System ERP 6.0 per Ende 2027 angekündigt. Damit sind alle SAP-Kunden bis zu diesem Zeitpunkt zu einer Migration auf die neue SAP-Generation S/4 HANA oder zu einem Wechsel auf eine alternative Unternehmenssoftware gezwungen.

Auch für die UZH hat sich die Frage gestellt, ob sie weiterhin SAP verwenden und somit die aufwändige und kostspielige Migration auf SAP S/4 HANA vollziehen oder künftig auf eine alternative Unternehmenssoftware setzen soll. Seit der Einführung von SAP an der UZH hat sich der Markt für Unternehmenssoftware massiv verändert, und es haben sich viele neue Lösungen am Markt etabliert. Vor dem Hintergrund der anstehenden Investitionen und der veränderten Marktsituation hat die Universitätsleitung die Zentrale Informatik Ende 2019 beauftragt, SAP einer grundsätzlichen Standortbestimmung zu unterziehen und zu prüfen, ob für die UZH geeignete Alternativen zu SAP bestehen.

Die Universitätsleitung beauftragt die Zentrale Informatik mit der Migration auf SAP S/4 HANA

Die Zentrale Informatik hat die von der Universitätsleitung beauftragte Klärung im Rahmen zweier paralleler und eng miteinander verzahnter Projekte durchgeführt. Im einen Projekt hat die Zentrale Informatik gemeinsam mit der Firma PWC den Markt für Unternehmenssoftware analysiert. Dabei sind die wesentlichen Marktalternativen zu SAP in wirtschaftlicher und funktionaler Hinsicht gründlich geprüft worden. Im anderen Projekt hat die Zentrale Informatik gemeinsam mit der Firma Swisscom eine Roadmap für die Migration auf SAP S/4 HANA entwickelt. Diese Roadmap umfasste u.a. einen Zeitplan für die Umsetzung dieser Roadmap und legte die Aufwände und Kosten für die Umsetzung der Roadmap sowie für den späteren Betrieb der neuen SAP S/4 HANA Landschaft dar. In beiden Projekten haben die betroffenen UZH-Einheiten in den Bereichen Finanzen, Personal und Logistik sowie Lehr- und Studien-Administration mitgewirkt. Auf der Grundlage der in diesen beiden Projekten erarbeiteten Erkenntnisse hat die Zentrale Informatik im Sommer 2020 bei der Universitätsleitung einen Verbleib bei SAP und damit verbunden die Migration auf die neue SAP-Generation S/4 HANA beantragt. Die Universitätsleitung ist dieser Empfehlung gefolgt und hat die Zentrale Informatik mit der Migration auf SAP S/4 HANA gemäss der erarbeiteten Roadmap beauftragt.

Für den Verbleib bei SAP haben insbesondere folgende Gründe gesprochen: Obschon die Marktanalyse gezeigt hat, dass der Markt für Unternehmenssoftware sehr wohl valable Alternativen zu SAP bietet, haben letztlich die Kriterien Funktionsumfang, Risiken und Wirtschaftlichkeit insgesamt für einen Verbleib bei SAP gesprochen.

Roadmap: Gestaffelte Migration bis Ende 2024

Seit dem letzten Sommer ist die Zentrale Informatik daran, die SAP-S/4-HANA-Roadmap umzusetzen. So ist bisher die für SAP S/4 HANA notwendige neue Hardware-Infrastruktur beschafft, der Lizenzvertrag für SAP S/4 HANA ausgehandelt sowie der Implementierungspartner für die Migration des SAP-Finanzsystems im Rahmen einer offenen Ausschreibung bestimmt worden. Die Vorbereitungsarbeiten für die in Bälde startende Migration laufen auf Hochtouren.

Die Migration sämtlicher SAP-Systeme auf S/4 HANA wird bis 2024 dauern. Die SAP-Systeme der UZH werden gestaffelt migriert. Zuerst wird das Finanz- und Logistik-System migriert, in einem zweiten Schritt das SAP-System für die Lehr- und Studienadministration und im letzten Schritt das SAP Personalsystem. Nebst diesen SAP-Systemen, welche viele UZH-Angehörige in ihrer täglichen Arbeit nutzen, gibt es noch eine ganze Reihe weiterer SAP-Systeme, welche migriert werden müssen – darunter Middleware- und Monitoring-Systeme. Insgesamt sind es rund 30 SAP-Systeme, welche auf rund 100 virtuellen Servern betrieben werden, welche bis 2024 migriert werden müssen.