Die Mail-Migration – oder was die ZI in Sachen „Collaboration“ auch noch tut
Für die Universität Zürich wechselt die Zentrale Informatik das (unser) Mail- und Kalendersystem auf Microsoft 365 (M365).
Seit November 2021 ist die Daten-Migration der Mailboxen im vollem Gange – doch bereits seit Januar 2021 wird am Vorhaben gearbeitet, das Mail- und Kalendersystem der UZH auf Microsoft 365 zu wechseln, um die Kommunikations- und Kollaborationstools auf der M365-Plattform zu vereinen. Nebst dem Mail-Service sind auch die Domino-Applikationen und die Ablösung der Communities auf Connections im Fokus des Projekts, welches Ende 2022 abgeschlossen sein wird.
Dies ist das “Menü” auf der Karte. Die Zutaten sehen so aus – man nehme:
- 16’156 Mailboxen mit Daten-Migration,
- 5’259 Gruppenmailboxen,
- ca 46,5 Terabyte an Daten,
- etwa 400 Ressourcen,
- über 1550 Communities mit über 345GB Daten,
- 67 Domino-Applikationen,
- weitere 26’500 Mailboxen ohne Datenmigration,
- 15 Migrations-Waves mit jeweils 3 Blöcke und 2 Sprints.
Und schüttle diese einmal ordentlich durch!
Einen kleinen Eindruck der vielen Aktionen, welche das Projektteam aktuell bewältigt, gibt einen Auszug aus dem täglichen Kochbuch der beiden Co-Projektleiter:
| Frühmorgens: | Kaffeemaschinen-Testing (Testresultat: PASS) und Taskmanagement mit Hilfe von MS Planer (Ist kein Jira, aber auch ganz nett!) |
| Kurz bevor das Rennen losgeht: | Neue, extrem nützliche APP beim entsprechenden CAB beantragt |
| Das erste Meeting: | Daily Ramp-up Daten-Migration – Besprechung des Status der Wave, welche in der Nacht Daten aus Notes nach M365 kopiert/ migriert hat; Fortschrittskontrolle der ca. 400 betroffenen Mailkonten; Einschätzung der zu erwartenden Auswirkungen und Learnings aus diesem Sprint/ diesen Massnahmen. Und am Schluss der GO/ NOGO-Entscheid für den nächsten Sprint/ die nächste Wave |
| Danach … | … gleich rüber zum “Replenishment Meeting” der User Adoption resp. der UZH Champion-Organisation mit der Abteilung OE, in welchem die offenen Fragen zu Tasks im Planer besprochen und ergänzt, die Use-Cases-Liste aktualisiert und neue Personen in die Champion-Interessenten-Liste aufgenommen werden. |
| In der “Pause”: | Einige Rückfrage via MS Teams Chat beantworten. Heute speziell im Fokus sind die Möglichkeiten rund um verschlüsselte E-Mails. |
| Nächste Besprechung: | Ist die Absprache mit der ZI Abteilung “Training, CR & Licensing” um Ergänzungen der FAQ-Webseite zu definieren und Informationen das Trainings-Angebot zu erhalten. Die zusätzliche APP-Seite auf dem UZH365-SharePoint wird vorbesprochen. |
| Vor und nach dem Mittag … | … folgt Koordination und Austausch unter uns Co-PLs: Wir diskutieren Themen wie aktuelle Supportfälle, Status Ablösungen Domino-Apps, Mengengerüst Connections Community, Anpassung/ Verbesserung Inhalt der “E-Mails an die Nutzenden” während der Mail-Migration, offene Arbeiten, Themen für Mini-Tender-Ausschreibungen an die neuen Rahmenvertrags-Partner, Optimierungen im System und deren Konfigurationen, Termin-Planung, u.v.m. |
| Und dann … | … rein in die Sitzung “Weekly-JourFixe mit dem Betriebsteam (Microsoft-Services)”. Dieses Team ist für die Betriebssicherheit der neuen Mail-Plattform verantwortlich und hat durch unser Projekt ziemlich viele neue Aufgaben erhalten. |
| Einer von uns … | … beschäftigt sich anschliessend noch mit der strategischen Ausrichtung der “Microsoft Services” und wie diese für ein anfragendes und interessiertes Institut am besten passt. |
| Währenddessen … | … der andere eine Mini-Schulung mit einer Abteilung macht, um zu erfahren, wie deren tägliche Aufgaben, welche heute im Connection verwaltet werden, am besten im MS Teams abgebildet werden können. |
| Danach: | Etwas weniger Quasseln, dafür mehr stille Denk-Arbeit: Erstellen eines Abstracts betreffend Abklärung mit dem Datenschutz über “Versand und Speicherung von verschlüsselten E-Mails” und Nachführen der Dokumentations-Unterlagen. |
| Gefolgt von … | “Me-und-MyMSTeams-Time”: Verschiedene Fragen aus “Ask-the-Community” (versucht) zu beantworten. Und weil die Neugier auf der Schulter sitzt, gleich noch die neue Chat-Funktion “Mit Outlook teilen” ausprobiert. |
| Den Abschluss … | … des Tages macht das Review-Meeting mit dem UCC2022-Support Team: Was waren die häufigsten Ticket-Anfragen und aktuelle Themen? |
Doch nicht der Weg, sondern das Ziel respektive das Resultat ist bei diesem Projekt wichtig. Die Migration von der Mails und der Informationen im Connections auf die Collaboration-Plattform ist ein weiterer Schritt in Richtung “meine IT unterstützt mich bei meiner täglichen Arbeit”. Und der nächste Schritt kommt bestimmt! Sicher auch in Form der Softphone-Integration ins MS Teams, ein ZI-Projekt, das schon in voller Fahrt ist!
PS: Interessiert an der Champion-Idee? Weitere Infos sind hier aufgelistet: https://t.uzh.ch/1fA
PPS: Kontaktaufnahme mit dem Co-Projektleiter? Am einfachsten via UZH365 Forum: https://t.uzh.ch/UZH365 –> Ask the Community