Nach einer gründlichen, rund einjährigen Analyse des Marktes für Unternehmenssoftware hat sich die Universitätsleitung im Sommer 2020 entschieden, in den Bereichen Finanzen (inkl. Logistik) und Personal sowie Lehr- und Studienadministration auch zukünftig auf die Software der Firma SAP zu setzen. Zugleich hat die Universitätsleitung die Zentrale Informatik beauftragt, die Migration des heutigen SAP-Systems ERP 6.0, dessen Support durch den Softwarekonzern SAP per Ende 2027 eingestellt wird, auf die neue SAP-Generation S/4 HANA zu migrieren. Der Start dieses mehrjährigen, aus mehreren Etappen bestehenden Migrationsprojekts ist geglückt. Die Migration der ersten SAP-Systeme ist bereits erfolgreich über die Bühne gegangen. Das für die Verwaltung der UZH zentrale SAP-Finanz-System steckt zur Zeit mitten im Migrationsprozess. Der Go Live wird Ende April 2022 erfolgen.

Bevor mit der eigentlichen Migration der gesamten SAP-Landschaft der UZH, welche auf insgesamt gegen 100 virtuellen Servern im UZH-eigenen Rechenzentrum betrieben wird, gestartet werden konnte, mussten etliche Vorarbeiten geleistet werden, namentlich die Beschaffung und Inbetriebnahme neuer Hardware, die Beschaffung der erforderlichen SAP-S/4-HANA-Lizenzen sowie diverse für die Migration notwendige Housekeeping-Arbeiten auf den SAP-Systemen. Weiter mussten erfahrene externe Dienstleister evaluiert werden, welche die UZH bei diesem Grossprojekt unterstützen können. Nach dem Abschluss dieser Vorprojekte ging es dann Anfang 2021 mit der eigentlichen Migration los.

Wo steht das Projekt aktuell?

Inzwischen sind bereits mehrere SAP-Systeme, welche für den technischen Betrieb und das Management der ganzen SAP-Applikationslandschaft erforderlich sind, vollständig migriert. Der Abschluss der Migration dieser für die Nutzer*innen nicht sichtbaren «Backoffice»-SAP-Systeme wird bis Ende Februar 2022 vollständig abgeschlossen sein.

Die SAP-Nutzer*innen der UZH kennen aufgrund ihrer täglichen Arbeit die SAP-Systeme «Finanzen», «Personal» sowie. «Student Lifecycle Management» (SLCM). Während die beiden erstgenannten u.a. den Kreditoren-Workflow, Kostenstellen-Budgetierung oder Personalgeschäfte mit eHR umfassen, beinhaltet SAP SLCM Services wie z.B. Vorlesungsverzeichnis, Bewerbungsportal für Studieninteressierte, Modulbuchungsplattform, Leistungsausweise im Studierendenportal, Diplomurkunden und Academic Records. Diese Beispiele machen deutlich, dass die SAP-Systeme einen wesentlichen Teil des digitalen Rückgrats der UZH-Verwaltung bilden.

Die Migration des SAP-Finanz-Systems ist bereits weit fortgeschritten. Das Entwicklungs- und Testsystem sind bereits vollständig migriert. Die Tests der neuen S/4-HANA-Software auf dem Testsystem laufen auf Hochtouren. Nach dem erfolgreichen Abschluss sämtlicher Tests wird im April 2022 auch das Produktivsystem auf S/4 HANA migriert werden, was dem Erreichen eines weiteren ganz wesentlichen Meilensteins entspricht.

Wie geht es weiter?

Auf dem SAP-SLCM-System laufen momentan noch mehrere Grossprojekte – u.a. Redesign Modulbuchung und Self-Audit. Nach deren Abschluss wird im vierten Quartal 2022 die Migration von SAP SLCM beginnen, welche im Mai 2023 abgeschlossen werden soll.

Danach wird das SAP-Personalsystem migriert. Mit dem Abschluss dieser letzten Migrationsetappe ca. Mitte 2024 wird die Erneuerung der SAP-Systemlandschaft ihren Abschluss finden, und es wird nach mehrjähriger Projektarbeit endlich an der Zeit sein, die Sektkorken knallen zu lassen.