FAQ Mobiles Arbeiten und virtuelle Führung an der UZH

Für Mitarbeitende

Wie und mit wem regle ich die Ausgestaltung des mobilen Arbeitens?

Die detaillierte Ausgestaltung wird zwischen den einzelnen Mitarbeitenden und ihren  Vorgesetzten vereinbart, also besprochen und im Regelfall im Anschluss verschriftlicht. Auf der Webseite «Arbeitsmodelle» findet sich eine Mustervereinbarung, die alle zu regelnden Details enthält, beidseitig unterschrieben wird und zur Ablage im Personaldossier der einzelnen Mitarbeitenden eingereicht wird.
Arbeitsmodelle der UZH

Worauf muss ich beim mobilen Arbeiten achten?

Auf mobiles Arbeiten sind die allgemeinen Regeln betreffend Rechte und Pflichten der Mitarbeitenden anwendbar. Mobiles Arbeiten gilt als gleichwertig zur Arbeit vor Ort an der UZH. Bitte lesen Sie die Richtline «Mobiles Arbeiten an der UZH», die das zu Beachtende enthält und auf vertiefende Unterlagen verweist. Weitere Konkretisierungen sind in Ihrer individuellen Vereinbarung mit Ihren Vorgesetzten enthalten, die in der Regel aus der Mustervereinbarung erstellt wird und die es zu beachten gilt.
Richtlinie «Mobiles Arbeiten an der UZH» (PDF, 109 KB)

Bei Anschlussfragen zu diesen Unterlagen stehen Ihnen die Personalleitenden der Abteilung Personal zur Verfügung.
Personalleitenden der Abteilung Personal

Erhalte ich für mobiles Arbeiten eine finanzielle Entschädigung?

Nein, es besteht kein Anspruch auf Kostenersatz. Mobiles Arbeiten erfolgt freiwillig auf Wunsch der Mitarbeitenden. Den Mitarbeitenden steht grundsätzlich ein Arbeitsplatz an der UZH zur Verfügung. Die Arbeitgeberin stellt aber nach Möglichkeit mobile Endgeräte für das mobile Arbeiten zur Verfügung.

Gilt die Richtlinie für mobiles Arbeiten auch für ein 20-Prozent-Pensum? Wie setze ich das um?

Die Richtlinie gilt grundsätzlich für das gesamte Personal der UZH. Das Pensum ist dabei relevant für den Umfang, für welchen mobiles Arbeiten vereinbart werden kann. Bei geringen Pensen ist generell abzuwägen, ob mobiles Arbeiten auch aus betrieblicher Sicht sinnvoll ist. Es sind auch andere Formen des mobilen Arbeitens zu erwägen, wie beispielsweise anstelle von regelmässigen mobilen Arbeitstagen ein unregelmässiges oder sporadisches (Tage nach Absprache, 14-täglich, monatlich) mobiles Arbeiten. Ob der Umfang des mobilen Arbeitens in Abweichung von den Regeln bewilligt werden kann, entscheiden die Vorgesetzten.

Was unternimmt die UZH, um hybrides Arbeiten erfolgreich zu gestalten?

Die Führungskräfte sind verantwortlich dafür, das mobile Arbeiten in ihren Organisationseinheiten so auszugestalten, dass damit sowohl den Anforderungen einer Präsenzuniversität, als auch den Anliegen der Mitarbeitenden – soweit möglich – Rechnung getragen wird. Alle sind eingeladen, zu qualitativ hochstehender Leistung und erfolgreicher Zusammenarbeit sowie Teamzusammenhalt auch bei hybrider Arbeitsform beizutragen.

Inwiefern sind die Ergebnisse der Umfrage des UZH-Pandemie-Managements in die neue Richtlinie für mobiles Arbeiten eingeflossen?

Die Richtlinie wurde in einer Projektgruppe, die sich unter anderen aus Teilnehmenden der Pandemie-Management-Gruppe zusammensetzte, gemeinsam erarbeitet, und von einem Steuerungsausschuss geprüft und angepasst, bevor sie von der Universitätsleitung verabschiedet wurde. Die Erkenntnisse zu Home-Office und mobilem Arbeiten, die über die vergangenen zwei Jahre gesammelt wurden, wurden dabei eingebracht, sorgfältig erwogen und – soweit geeignet – übernommen.

Was spricht für das Modell mit einem Mindestpräsenzanteil von 60 Prozent des jeweiligen Arbeitspensums?

Mit einem Mindestanteil an Präsenz werden verschiedene Aspekte der Arbeit an einer Präsenzuniversität gewährleistet. Viele Aufgaben können nur vor Ort wahrgenommen werden, weshalb eine Grundpräsenz zwingend erforderlich ist. Auch für Aufgaben, die in mobiler Arbeitsform erfolgen können, bewährt sich die Arbeit in Präsenz für anregende persönliche Begegnungen und einem Austausch innovativer Ideen. Generell tragen eine gewisse Anwesenheit vor Ort und die Nähe zur Forschungsgruppe, zum Team, zu den anderen Angehörigen der Institution, zur Bindung und Identifikation mit denselben bei.

Warum können UZH-Mitarbeitende nicht frei bzw. in Absprache mit ihren Vorgesetzten über den Anteil an Präsenzarbeit bzw. mobiler Arbeit entscheiden?

Seitens der Universitätsleitung wurde im Grundsatz eine Minimalpräsenz definiert, die in Relation zum Beschäftigungsgrad steht. Sie tat dies mit Blick auf die UZH als Präsenzuniversität und liess sich dabei u.a. durch aktuelle wissenschaftliche Erkenntnisse leiten. Die verabschiedete Richtlinie enthält diesen Grundsatz der Minimalpräsenz. In Bezug auf die einzelnen Organisationseinheiten liegt es in der Verantwortung und im Ermessen der jeweiligen Führungskräfte, Präsenzarbeit bzw. mobile Arbeit so auszugestalten, dass die betrieblichen Erfordernisse und die erfolgreiche Zusammenarbeit bestens erfüllt werden können.

Wie lange gilt die neue Richtlinie für mobiles Arbeiten?

Die Richtlinie gilt unbefristet resp. bis auf Widerruf der Universitätsleitung, die sie erlassen hat. Die Richtlinie wird regelmässig auf die Geeignetheit hin überprüft und kann von der Universitätsleitung an neue Erkenntnisse und Anforderungen angepasst sowie auch aufgehoben werden.

Gilt diese Richtlinie auch für Grenzgänger*innen? Was gilt es besonders zu beachten?

Ja, die Richtlinie gilt auch für Grenzgänger*innen – vorausgesetzt, dass das mobile Arbeiten mit den betrieblichen Erfordernissen der UZH vereinbar ist (siehe Richtlinie «Mobiles Arbeiten an der UZH» Ziff. 19 Abs.2).
Mit der Anstellung an der UZH sind Grenzgänger*innen welche CH, EU oder EFTA Bürger*innen sind, in der Schweiz sozial- und unfallversichert. Dies gilt, sofern sie entweder in der Schweiz oder in ihrem Wohnsitzland arbeiten und unabhängig vom zeitlichen Ausmass des mobilen Arbeitens. Eine vorgängige Abklärung der Sozialversicherungspflicht ist daher in diesen Fällen nicht notwendig.
Es gilt jedoch hinsichtlich der Quellensteuerpflicht zu beachten, dass diejenigen Arbeitstage, die im Wohnsitzland erbracht werden, separat ausgewiesen und von der vorgesetzten Person unterschrieben werden müssen. Diese Dokumentation muss Ende Jahr der entsprechenden Steuerbehörde eingereicht werden.

Es bedarf einer speziellen vorgängigen Abklärung, falls
a) die Grenzgänger*innen weder CH, noch EU oder EFTA Bürger*innen sind oder
b) die Grenzgänger*innen länger als ein Monat ausserhalb entweder der CH oder ihrem Wohnsitzland arbeiten.  
Bitte kontaktieren Sie dazu das für Sie zuständige Competence Center.

Bin ich auch während dem mobilen Arbeiten weiterhin durch die Unfallversicherung gedeckt?

Grundsätzlich ändert sich an der Versicherungslage nichts. Mitarbeitende sind weiterhin durch die Unfallversicherung gedeckt, sofern der Arbeitsort in der Schweiz ist.

Für Vorgesetzte

Wie gehe ich vor, um mit meinen Mitarbeitenden Präsenzarbeit bzw. mobiles Arbeiten zu regeln?

Es ist eine individuelle Vereinbarung mit ihren Mitarbeitenden zu treffen, die grundsätzlich schriftlich erstellt werden soll. Bei vorübergehendem mobilen Arbeiten kann auf eine schriftliche Vereinbarung verzichtet werden, es ist aber eine Dokumentation erforderlich. Die Inhalte der Vereinbarung ergeben sich aus der Richtlinie «Mobiles Arbeiten an der UZH». Kopien der Unterlagen über die Vereinbarung zu mobilem Arbeiten sind der Abteilung Personal zuhanden des Personaldossiers einzureichen.
Richtlinie «Mobiles Arbeiten an der UZH» (PDF, 109 KB)

Wie unterstützt mich die UZH bei der Umsetzung der neuen Richtlinie für mobiles Arbeiten?

Die Richtlinie bietet einen guten Überblick über die Vorgaben, das zu Beachtende sowie den Ermessenspielraum der Führungskräfte.
Richtlinie «Mobiles Arbeiten an der UZH» (PDF, 109 KB)

Eine Mustervereinbarung, die für die einzelnen Mitarbeitenden den betrieblichen Erfordernissen entsprechend angepasst werden kann, steht im Anhang der Richtlinie zur Verfügung.

Für weiterführende und persönliche Beratung unterstützen die HR Business Partner*innen der Abteilung Personal gerne.
HR Beratung der Abteilung Personal

Worauf muss ich bei der Abstimmung von Präsenzzeit bzw. mobiler Arbeit besonders achten?

Die Präsenzzeit ergibt sich primär aus den betrieblichen Erfordernissen. Auch besteht kein Anspruch auf mobiles Arbeiten. Die mobile Arbeit ist freiwillig und erfolgt auf Wunsch der Mitarbeitenden, darf also nicht angeordnet werden.

Wenn mobiles Arbeiten in der Organisationseinheit möglich ist, soll es den Mitarbeitenden grundsätzlich ermöglicht werden. Im Grundsatz soll dabei gemäss Richtlinie die Arbeit zu mindestens 60 % des Beschäftigungsgrades in Präsenz erfolgen.

Die Umsetzung von mobilem Arbeiten innerhalb der Organisationseinheit soll möglichst rechtsgleich erfolgen. Das heisst, dass grundsätzlich allen Mitarbeitenden bei gleichen Bedingungen (Aufgaben, Anforderungen etc.) die gleichen Möglichkeiten zugestanden werden resp. bei ungleichen Bedingungen eine ungleiche Umsetzung sachlich gerechtfertigt sein kann.

Wann kann ich Präsenzarbeit von meinen Mitarbeitenden verlangen?

Dies ist allem voran bei betrieblichem Erfordernis gegeben. Die Vorgesetzten können im Rahmen der generellen Weisungsbefugnis ihren Mitarbeitenden gegenüber jederzeit Präsenzarbeit anordnen, wenn hierzu sachliche Gründe vorliegen.

Wenn mobiles Arbeiten vereinbart wurde und Vorgesetzte ihren Mitarbeitenden innerhalb desselben Präsenzarbeit anordnen, soll dies gemäss Richtlinie in der Regel 24 Stunden vorher angekündigt werden. Wenn eine raschere Anwesenheit betrieblich erforderlich ist, beispielsweise aufgrund von personellen Ausfällen oder dringenden Geschäften, ist diese mit den Mitarbeitenden zu vereinbaren.

Worauf muss ich achten, dass hybrides Arbeiten gelingt?

Grundsätzlich wird davon ausgegangen, dass positive Effekte (bspw. Mitarbeitenden-Motivation und -zufriedenheit, Flexibilität) aufgrund des mobilen Arbeitens die negativen Effekte (bspw. weniger Austausch im Team, technische Abhängigkeiten) überlagern. Dennoch ist es unerlässlich, bei hybridem Arbeiten die Vorteile des ortsunabhängigen Arbeitens mit dem Arbeiten vor Ort zu kombinieren. So kann es für die Betriebskultur förderlich sein, einzelne Meetings (bspw. Jour fixes, Teamsitzungen) bewusst in Präsenz abzuhalten, und es empfiehlt sich, klare Vereinbarungen mit den Mitarbeitenden (bspw. punkto Erreichbarkeit) zu treffen. Daneben kann, beispielsweise in Projekten, mit gemischten Teams von mobil und vor Ort arbeitenden Mitarbeitenden gearbeitet werden. Generell sollte die Arbeitskultur seitens der Vorgesetzten von spürbarem Vertrauen und Respekt vor der Privatsphäre der Mitarbeitenden geprägt sein. Des Weiteren sollte der arbeitsbezogene und persönliche Austausch zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten kontinuierlich gepflegt werden.

Wie ist bei Mehrfachanstellungen vorzugehen?

In der Regel sind pro Anstellung die Konditionen mit den Mitarbeitenden zu besprechen und je separate schriftliche Vereinbarungen zu erstellen, da es sich um unterschiedliche Arbeitsverhältnisse handelt.

Wenn für mehrere Mehrfachanstellungen die vorgesetzte Person dieselbe ist, kann sich eine Vereinbarung ausnahmsweise auf mehrere Anstellungsverhältnisse erstrecken. Dies ist in der schriftlichen Vereinbarung deutlich zu vermerken.

Für Professorinnen und Professoren

Inwiefern gilt mobiles Arbeiten für die Professorenschaft?

Für Professorinnen und Professoren gelten eigene Bestimmungen, die bei der Abteilung Professuren in Erfahrung gebracht werden können.

Aus der allgemeinen Richtlinie «Mobiles Arbeiten an der UZH» gelten gemäss Ziff. 3 für die Professorenschaft nur

  • Ziff. 2, wonach im Wesentlichen während Perioden mit Lehrveranstaltungen grundsätzlich eine Mindestpräsenz von 60 % des Beschäftigungsgrades bestehen soll, und
  • Ziff. 19, wonach bei mobiler Arbeit der Arbeitsort in der Regel die Schweiz ist und im Wesentlichen mobile Arbeit im Ausland beantragt, vorab in Bezug auf die Sozialversicherungen durch die Abteilung Personal überprüft sowie von der Instituts- resp. Klinikleitung bewilligt werden muss, da erhebliche finanzielle Risiken bestehen können.

Richtlinie «Mobiles Arbeiten an der UZH» (PDF, 109 KB)