Detailbestimmungen zur neuen Weisung «Angepasster Präsenzbetrieb»

Der Regierungsrat des Kantons Zürich hat im Zusammenhang mit dem Coronavirus laufend neue Anordnungen im Personalbereich getroffen. Mit diesen will er namentlich die kantonalen Angestellten schützen und gewährleisten, dass der Grundauftrag der Verwaltung aufrechterhalten werden kann. Das kantonale Personalrecht und damit auch die Anordnungen des Regierungsrats gelten grundsätzlich auch für die UZH. Die Universitätsleitung hat daher die erwähnten Anordnungen in Bezug auf die UZH jeweils ebenfalls umgesetzt. In unserer grossen, vielfältigen Institution ist eine rechtsgleiche Behandlung der Mitarbeitenden wichtig. Die Universitätsleitung hat verbindliche Weisungen erlassen. Ihr ist der Schutz der Mitarbeitenden und der Studierenden auch im nun geltenden Präsenzbetrieb mit den flankierenden Schutzmassnahmen weiterhin wichtig. Die Weisung finden Sie in der rechten Spalte.

Die Weisung der Universitätsleitung soll möglichst gut verständlich sein. Häufig gestellte Fragen sollen beantwortet werden. Deshalb hat die Abteilung Personal die folgenden Detailbestimmungen zusammengestellt. Falls Sie darin die Antwort auf Ihre spezifische Frage nicht finden oder Anschlussfragen haben, steht Ihnen die zuständige Personalleitung der Abteilung Personal gerne zur Verfügung (siehe Kontakt in der rechten Spalte).

Die beiden Weisungen «Home Office und Übergang zum Normalbetrieb» sowie «Mitarbeitende mit betreuungspflichtigen Kindern» wurden von der Universitätsleitung zeitgleich mit der neuen Weisung «Angepasster Präsenzbetrieb» aufgehoben. Diese Weisung wurde nun in Ziff. 3 angepasst in «Geänderte Weisung angepasster Präsenzbetrieb» (Prävention Coronavirus SARS-SoV-2), vom 20. Oktober 2020. Die neu ausschliesslich geltenden Bestimmungen sind in dieser Weisung  sowie in den nachfolgenden Detailbestimmungen dazu enthalten.

Detailbestimmungen zur Weisung «Angepasster Präsenzbetrieb»

Geltungsbereich

Die Weisung gilt für die vorliegende besondere Lage bis auf Widerruf und wird seitens der UZH regelmässig überprüft. Bei Bedarf kann sie per E-Mail-Kommunikation verlängert werden.

(Publiziert am 06.07.2020, ULB 30.06.2020 und am 26.10.2020, ULB 20.10.2020)

Neue Mitarbeitende im Ausland mit Stellenantritt 01.04.2020 und später, die nicht einreisen können und keine Arbeitsbewilligung haben

Wenn die Möglichkeit für Home Office besteht (z.B. Vorbereitung von Vorlesungen, Lesen von Unterlagen etc.), kann der/die Mitarbeitende die Stelle mit Home Office im Ausland antreten, sofern sie am ausländischen Aufenthaltsort arbeitsberechtigt ist.

Wichtig: Im Fall von Home Office vom Ausland aus, ist ab dem ersten Tag zwingend das Formular «Grenzüberschreitende Sozialversicherungen» auszufüllen und der Abteilung Personal einzureichen. Eine Abordnung ist diesfalls nicht erforderlich.

(Publiziert am 06.04.2020 und am 06.07.2020)

Neue Mitarbeitende in der Probezeit mit Stellenantritt

Die Probezeit beginnt mit Antritt der Stelle zu laufen, unabhängig davon, ob die Arbeit vor Ort oder im Home Office erfolgt, da die Arbeitsleistung im Home Office beurteilt werden kann. Eine Verlängerung der Probezeit ist nur möglich, wenn die/der Mitarbeitende aufgrund von Krankheit oder Unfall ausfällt.

(Publiziert am 03.04.2020 und am 06.07.2020)

Verhaltensvorgaben am Arbeitsplatz

Mit der geänderten Weisung über den angepassten Präsenzbetrieb sollen generell die Kontakte reduziert werden, um die Ausbreitung des Coronavirus zu verringern. Dies erfordert neben der reduzierten Präsenz auch eine Reduktion der physischen Kontakte. Gespräche und Sitzungen sollen deshalb möglichst virtuell stattfinden (via Teams, Zoom oder Telefon). Weitere Vorgaben der Vorgesetzten zum Verhalten der Mitarbeitenden am Arbeitsort zwecks Reduktion der Ausbreitung des Coronavirus, wie bezüglich Aufenthalt in gemeinsamen Räumen oder zur Pausengestaltung, sind jederzeit im Rahmen der Weisungsbefugnis der Vorgesetzten zulässig. Bei Fragen stehen die Personalleitenden der Abteilung Personal gerne zur Verfügung.

(Publiziert am 26.10.2020, ULB 20.10.2020)

Home Office

Mit der geänderten Weisung über den angepassten Präsenzbetrieb sollen generell die Kontakte reduziert werden, um die Ausbreitung des Coronavirus zu verringern. Gleichzeitig muss der UZH-Betrieb funktionsfähig bleiben. Die Arbeitsleistung erfolgt deshalb möglichst mit reduzierter Anwesenheit der Mitarbeitenden am Arbeitsort, soweit der Betrieb dies zulässt.. Die Organisationseinheiten bzw. die Vorgesetzten prüfen und entscheiden, welche Arbeiten weiterhin vor Ort und welche im Home Office ausgeübt werden sollen und inwiefern eine zeitliche Staffelung der Präsenzzeiten der einzelnen Mitarbeitenden möglich und sinnvoll ist. Bei der Entscheidung sind einerseits die Aufrechterhaltung des Betriebes -und deshalb insbesondere die Schlüsselfunktionen- zu berücksichtigen, da ein möglichst reibungsloser Betrieb gewährleistet werden muss. Andererseits soll die Einsatzplanung von besonders gefährdeten Personen umsichtig erfolgen. Die Bewilligung oder Vorgabe für Home Office erfolgt durch die Vorgesetzten.

Wenn die Arbeitsleistung vor Ort zu erbringen ist und die Abstandsregeln1 betrieblich nicht eingehalten werden können, sind andere Massnahmen zu prüfen. Hierzu gehören unter anderem Abschrankungen, die Zuteilung eines anderen Arbeitsplatzes, bei welchem die Abstandsregeln eingehalten werden können oder die Zuteilung einer anderen Aufgabe, bei welcher die Abstandsregeln eingehalten werden können. Es ist auch die Zuteilung einer anderen Aufgabe zu prüfen, die im Home Office erbracht werden kann. 

Die Erreichbarkeit der Mitarbeitenden gilt während der Arbeit im Home Office gleichermassen, wie bei der Arbeit vor Ort. Das heisst, während der regulären Arbeitszeiten (Büroarbeitszeiten) sollen die Mitarbeitenden grundsätzlich wie bisher erreichbar sein. Dies bedeutet auch, dass nicht nur schriftliche, sondern auch persönliche Kontaktnahmen erfolgen können, wie via Telefon, Teams oder Zoom.

Die Arbeitszeiterfassung im Home Office erfolgt ebenfalls wie bei der Arbeit vor Ort; Mitarbeitende im Home Office müssen grundsätzlich die tatsächlich geleistete Arbeit eintragen und zwar so, wie sie geleistet wurde, d.h. die konkreten Zeiten und Unterbrüche sind in der Arbeitszeittabelle einzutragen.

Ein Missbrauch von Home Office kann personalrechtliche Massnahmen zur Folge haben.

Es besteht kein Anspruch auf Home Office.

Arbeit für die UZH aus dem Ausland ist nicht mit Home Office gleichzusetzen. Unter Home Office wird die wechselnde Ausübung der Tätigkeit sowohl vor Ort als von zuhause aus verstanden, wobei der Wohnsitz in der Schweiz liegt (ausser bei Grenzgänger/innen). Bei Arbeit im Ausland handelt es sich im Allgemeinen um Tätigkeiten, die aufgrund der Tätigkeit im Ausland erbracht werden müssen, wie Feldforschung, Kongresse u.Ä. und deshalb eine sog. Abordnung durch die UZH dieser Mitarbeitenden ins Ausland darstellen. Dauert die Arbeit für die UZH im Ausland einen Monat oder länger, ist zwingend vorab bei der Abteilung Personal zu prüfen, ob dies aufgrund der Sozialversicherungen und Quellensteuern genehmigt werden kann oder welche Schritte nötigenfalls erforderlich sind. Erfolgen längere Abwesenheiten im Ausland mit Arbeit für die UZH, kann dies für die Arbeitgeberin zu erheblichen Kostenfolgen führen, weshalb die Bereichsverantwortlichen in den Entscheid einbezogen werden sollten.

1 Art. 10 Covid-19-Verordnung besondere Lage

(Publiziert am 26.10.2020, ULB 20.10.2020)

Arbeitszeiterfassung mit Mehrzeit / Überzeit im Home Office

Mehrstunden, welche sich aufgrund der UZH-Krisenstabsarbeit bzw. im Zusammenhang mit der Coronavirus-Thematik ergeben haben, konnten als angeordnete/genehmigte Überzeit in der Arbeitszeittabelle eingetragen werden. So werden sie von normalen Mehrstunden unterschiedlich gehandhabt. Die jährlich erlaubte Kompensationszeit von 15 ganzen Tagen (= 126:00 Std.) bezieht sich nicht auf die Überzeit, sondern nur auf die Mehrzeit.

(Publiziert am 03.04.2020 und am 06.07.2020)

Verpflichtung zu anderer Arbeit

Für die Zuweisung anderer Arbeiten gelten wieder die regulären personalrechtlichen Bestimmungen, welche dies generell zulassen. Im Zusammenhang mit der «besonderen Lage» kann dies insbesondere dann zum Tragen kommen, wenn die Abstandsregeln vor Ort von der Arbeitgeberin nicht eingehalten werden können, die Abstandsregeln aber bei einer anderen Tätigkeit vor Ort durch die Arbeitgeberin gewährleistet werden können. Oder dann, wenn die angestammte Arbeit nicht im Home Office ausgeübt werden kann, aus besonderen Gründen die Vorgesetzten aber für diese Mitarbeitenden Arbeit im Home Office anstreben (vgl. «Home Office»).

Die zuständigen Personalleitungen der Abteilung Personal stehen für Beratung zur Verfügung.

(Publiziert am 06.07.2020, ULB 03.07.2020 und am 26.10.2020, ULB 20.10.2020)

Nichterscheinen am Arbeitsplatz

Solange die UZH als Arbeitgeberin die nach BAG geltenden, notwendigen Massnahmen zum Schutz des Personals trifft, müssen die Mitarbeitenden am jeweilig entschiedenen Arbeitsplatz erscheinen.

Andernfalls kann die Arbeitgeberin den Lohn einstellen und personalrechtliche Massnahmen veranlassen.

(Publiziert am 06.07.2020, ULB 30.06.2020)

Kontakt mit dem Coronavirus – Details und Prozess

Mitarbeitende, die Krankheitssymptome gemäss BAG zeigen, informieren die Vorgesetzten unverzüglich und kontaktieren die Hausärztin oder den Hausarzt oder das kantonale Ärztefon (Telefon 0800 33 66 55), um das weitere Vorgehen zu besprechen. Die Einreichung eines Arztzeugnisses erfolgt wie üblich bei Arbeitsunfähigkeit von länger als einer Woche.

Zudem besteht eine Informationspflicht bei konkretem Verdacht auf Infektion mit dem Coronavirus bei Krankheitssymptomen gemäss den Angaben des BAG, insbesondere

  1. Der eigenen Infektion mit dem Coronavirus,
  2. Dem Kontakt mit Infizierten,
  3. Reisen in Risikogebiete, soweit diese Reisen nicht schon von der UZH bewilligt wurden.

Bei bestätigten Coronavirus-Infektionen und dem sog. «contact tracing» erhalten die Mitarbeitenden allenfalls behördliche Verfügungen.

Wenn jemand kantonsärztlich Quarantäne verordnet erhält, muss diese Person zuhause bleiben. Diese Person ist nicht unbedingt arbeitsunfähig. Je nach gesundheitlichem Zustand ist es dieser Person möglich, der Arbeit während der Quarantäne im Home Office nachzugehen, und wird dies seitens der UZH als Arbeitgeberin auch verlangt, wenn Home Office in der angestammten Tätigkeit möglich ist oder eine andere, im Home Office ausführbare Arbeit zugewiesen werden kann. Die Vorgesetzten können sich von den Abteilungen Personal und Arbeitsmedizin beraten lassen bezüglich der Arbeitseinsetzung von solchen Mitarbeitenden.

Wenn eine Verfügung des kantonsärztlichen Dienstes besteht, wird kein Arztzeugnis benötigt.

SwissCovid App – Konsequenzen der freiwilligen Quarantäne?
Die Benutzung der SwissCovid App (vgl. Faktenblatt SwissCovid App) ist freiwillig und darf von der Arbeitgeberin nicht angeordnet werden. Mitarbeitende, die sich aufgrund einer Meldung der App freiwillig in Quarantäne begeben wollen, haben keinen Anspruch auf bezahlten Urlaub. Sie müssen entweder im Home Office arbeiten (wenn betrieblich möglich) oder z.B. Ferien beziehen oder Mehrzeit kompensieren.

(Publiziert am 08.06.2020 und am 06.07.2020)

Mitarbeitende mit betreuungspflichtigen Kindern, deren Kinder krank sind

Wenn ein Kind krank ist, stehen der Betreuungsperson höchstens fünf Tage nach den Bedingungen des Personalrechts zur Verfügung (§ 85 Abs. 3 lit. e VVO). Die normalen personalrechtlichen Regelungen, wie Krankheitsfall eines Kindes, gelten auch in der aktuellen «besonderen Lage». Die/der Vorgesetzte kann jederzeit Belege für die Krankheit des Kindes verlangen.

(Publiziert am 06.07.2020, ULB 03.07.2020)

Mitarbeitende mit betreuungspflichtigen Kindern, deren Kinder nicht krank sind, aber wegen Quarantänepflicht zuhause bleiben müssen

Die Mitarbeitenden erbringen soweit möglich ihre Arbeit im Home Office. Die Mitarbeitenden erhalten bezahlten Urlaub, wenn sie wegen Betreuungspflichten nur eingeschränkt oder gar nicht arbeiten können und folgende Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind:

1) Die zu betreuenden Kinder sind in der Primarstufe eingeschult bzw. jünger
oder es handelt sich um Minderjährige, die Anspruch auf einen Intensivpflegezuschlag nach Art. 42ter Abs. 3 des Bundesgesetzes über die Invalidenversicherung haben, oder es handelt sich um Kinder bis zum vollendeten 20. Altersjahr, die eine Sonderschule besuchen;

Und

2) die externe Betreuung der Kinder entfällt aufgrund einer behördlich angeordneten Quarantäne (dies kann z.B. wegen der Quarantäne für die Schulklasse des Kindes oder die Schliessung des Kindeshortes sein);

Und

3) die Mitarbeitenden haben keine Kinderbetreuungsmöglichkeit.

Um den bezahlten Urlaub zu erhalten, müssen die Mitarbeitenden die behördliche Anordnung der Quarantäne ihren Vorgesetzten umgehend einreichen.
Zudem sind die Mitarbeitenden verpflichtet, andere Möglichkeiten der Kinderbetreuung zu organisieren. Nur, wenn resp. soweit die Betreuung nicht anders organisiert werden kann, wird bezahlter Urlaub gewährt. Diese Bemühungen, eine andere Kinderbetreuung zu organisieren (wie insbesondere die Übernahme durch den zweiten Elternteil etc.) sind den Vorgesetzten offen zu legen.
Weiter sind die Mitarbeitenden angehalten, soweit es die Betreuung des Kindes zulässt, eine (teilweise) Arbeitsleistung im Home Office oder vor Ort zu erbringen. Dies kann z.B. zu Randzeiten erfolgen.

Pro Kalendermonat wird die Zeit, welche wegen der fehlenden Kinderbetreuung bis zum Erreichen der Sollzeit fehlt, durch bezahlten Urlaub aufgefüllt. Eine Überschreitung der Sollzeit ist ausgeschlossen, solange bezahlter Urlaub wegen Betreuungspflichten ausgerichtet wird. Ebenso kann ein vorgängig aufgelaufener negativer Arbeitszeitsaldo nicht ausgeglichen werden, solange bezahlter Urlaub wegen Betreuungspflichten geleistet wird.

Die Mitarbeitenden, die bezahlten Urlaub wegen Kinderbetreuungspflichten beziehen, sind verpflichtet, die Vorgesetzten über Änderungen zu informieren. Wenn eine der Bedingungen nach 1) bis 3) entfällt, entfällt auch der Anspruch der Mitarbeitenden auf bezahlten Urlaub. Wenn Bedingungen nach 1) bis 3) sich ändern, ist ein allfälliger Anspruch auf bezahlten Urlaub neu zu prüfen.

(Publiziert am 29.10.2020 / ULB 27.10.2020)

Bestimmungen zur Rückkehr aus Risikogebieten mit Quarantänepflicht

Geplante Reise: Laufend prüfen, ob diese in ein Risikogebiet führt

Auf der Website des Bundesamtes für Gesundheit (BAG) sind die Risikogebiete («Staaten und Gebiete mit erhöhtem Infektionsrisiko») aufgeführt. Die Einstufung «Risikogebiet» kann sich ändern. Es wird deshalb bei der Reiseplanung und Reisevorbereitung empfohlen, regelmässig die Liste der Risikoländer zu prüfen. Die Verantwortung für eine Reise in ein Risikogebiet und für die Mitteilung an die Vorgesetzten darüber liegt bei den Mitarbeitenden. Die Abreise in ein Land, nachdem dieses vom Bund als Risikogebiet definiert wurde, kann personalrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, wie unter anderem den Lohnausfall für die anschliessende zehntägige Quarantänezeit.

(Publiziert am 09.07.2020)

Meldepflicht bei einer Reise in ein Risikogebiet an Vorgesetzte

Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die Gesundheit der Arbeitnehmenden zu schützen. Entsprechend sind Schutzmassnahmen seitens der UZH für ihre Mitarbeitenden zu treffen. Gleichzeitig müssen die Arbeitgeber sicherstellen, dass die Mitarbeitenden nicht übermässig belastet werden. Umgekehrt sind die Mitarbeitenden verpflichtet, ihre Arbeitsleistung zu erbringen, so dass der laufende Betrieb gewährleistet werden kann. Wenn mehrere Mitarbeitende wegen Reisen in ein Risikogebiet aufgrund der zehntägigen Quarantänepflicht ausfallen, kann dies nicht nur zu heiklen betrieblichen Engpässen, sondern auch zur Überbelastung der anderen Mitarbeitenden führen. Es ist deshalb zulässig und im Sinne einer guten Betriebsplanung angemessen, wenn die Arbeitgeber die Mitarbeitenden verpflichten, ihre Reise in ein Risikogebiet vorab zu melden. Die Mitarbeitenden müssen aufgrund der Treuepflicht ihre Reise in ein Risikogebiet den Vorgesetzten melden.

Bitte beachten Sie auch die Meldepflicht beim Domizil-Kanton (> für im Kanton Zürich Wohnhafte).

(Publiziert am 09.07.2020)

Reise in ein Risikogebiet, das bereits bei Abreise als Risikogebiet definiert war: Anspruch auf Lohn während Quarantäne

Es besteht kein grundsätzlicher Lohnanspruch. Soweit Mitarbeitende nicht im Home Office arbeiten können, müssen sie die fehlende Arbeitszeit in Absprache mit den Vorgesetzten durch Abbau von Zeitguthaben, Aufbau von Minuszeit oder unbezahltem Urlaub ausgleichen. Die Personalleitenden stehen für Beratung gerne zur Verfügung.

(Publiziert am 09.07.2020)

Reise in ein Risikogebiet, für das bei Rückkehr in die Schweiz Quarantänepflicht besteht: Zulässigkeit des Reiseantritts

Die Quarantänepflicht nach Aufenthalt in einem Risikoland könnte bei sehr knappen personellen Ressourcen dazu führen, dass eine für die UZH wichtige Dienstleistung nicht mehr ausreichend erbracht werden kann. Die Mitarbeitenden und Vorgesetzten sind gleichermassen gebeten, umsichtig zu entscheiden und eine gemeinsame Lösung zu finden, die für beide Seiten tragbar ist. Die Personalleitenden stehen für Beratung gerne zur Verfügung.

Wird die Reise entgegen der Weisung des Arbeitgebers angetreten und muss die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter deswegen in Quarantäne, besteht kein Lohnanspruch. Ausserdem können personalrechtliche Massnahmen, bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses, ergriffen werden. Wenn die Mitarbeitenden sich im Risikoland angesteckt haben und erkrankt sind, kann überdies der Lohn gekürzt werden.

(Publiziert am 09.07.2020)

Rückreise aus einem Land in die Schweiz, welches erst während des Auslandsaufenthalts als «Risikogebiet» definiert wurde

Diesfalls war die Konsequenz der zehntägigen Quarantäne bei Abreise nicht bekannt. Falls die angestammte Tätigkeit im Home Office wahrgenommen werden kann und dies auch betrieblich möglich ist, kann Home Office mit den Vorgesetzten vereinbart werden. Wenn die Arbeit nicht im Home Office erledigt werden kann, ist zu prüfen, ob eine andere als die angestammte Tätigkeit übernommen werden kann, die im Home Office ausgeführt werden könnte. Ist dies ebenfalls nicht möglich, muss die/der Mitarbeitende auf Anordnung der Arbeitgeberin zuhause bleiben und erhält Lohn.

(Publiziert am 09.07.2020)