Bereits im Juli wurde Yokoy – eine digitale Lösung für Spesen- und Kreditkartenabrechnungen – eingeführt und ist damit nach Ablauf des Pilotbetriebs für alle Firmenkarten-Inhaber:innen der UZH aktiv nutzbar.

Technisch handelt es sich bei Yokoy um eine ‘Software as a Service’/ SaaS-Lösung mit Anbindung an das SAP-ERP-System der UZH.

Das neue System vereinfacht und beschleunigt den Prozess der Spesenabrechnung, indem es die manuelle Eingabe von Daten und das Ausfüllen von Formularen reduziert. Die Benutzenden können ihre Spesen über eine App einreichen und damit auch gleich Belege scannen und hochladen. Die Abrechnung wird anschliessend automatisch generiert, nachdem die erforderlichen Freigaben via Workflow erteilt worden sind.

Mehr Transparenz und Kontrolle

Yokoy erlaubt es, den Status der Abrechnungen in Echtzeit zu verfolgen. Abrechnungen werden zudem automatisch auf Einhaltung der Richtlinien geprüft. Yokoy bietet damit mehr Transparenz und Kontrolle über die Spesenabrechnungen. Es lässt sich effizient nutzen und hilft mit, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Bis Ende 2023 läuft der Pilotbetrieb mit allen Inhaber:innen einer Firmenkreditkarte. Ab Januar 2024 steht das System dann allen Spesenberechtigten der UZH zur Verfügung.

Informationen zum Login sowie Kurz-Anleitungen sind auf der Webseite der Abteilung Finanzen aufgeschaltet.

Ansprechperson in der Zentralen Informatik ist André Eisner.