Formulare und Datenschutz

Problematik

Formulare werden häufig zur Bestellung von Artikeln oder zur Anmeldung an Anlässe eingesetzt. Notgedrungen müssen dabei gewisse Personendaten erfasst werden. Personen, die Formulare erstellen und einsetzen, müssen die nötigen Vorkehrungen treffen, dass diese Daten nicht zweckentfremdet werden.

Problempunkte und Massnahmen

Datenaufbewahrung

Als Adressat der Formularanmeldungen geben Sie eine UZH-Mailbox an. Speichern Sie zusätzlich die Formulardaten, sind diese a priori geschützt. Beide Gefässe müssen den zuständigen Sachbearbeitenden explizit zugänglich gemacht werden. Unbefugte können diese Daten also nicht einsehen. Die Sachbearbeitenden unterliegen überdies einer Schweigepflicht (wie auch sonstige UZH-Mitarbeitenden, falls sie aufgrund eines Fehlers die Daten zu Gesicht bekämen).

Die Datenaufbewahrung stellt damit an sich kein Problem dar.

Aufbewahrungsdauer

Die eidgenössische Datenschutzgesetz verbietet die Verwendung von Daten über den bei der Datenerfassung angegebenen Zweck hinaus. Anmeldungen an einen Anlass z.B. müssen Sie also löschen, nachdem der Anlass durchgeführt worden ist.

Datenübertragung

Formulardaten und Attachments werden über eine verschlüsselte Verbindung ins CMS Magnolia hochgeladen, und von dort ebenfalls verschlüsselt an die obgenannte UZH-Mailbox verschickt (Formulareinstellung E-Mail). Wir können jedoch nicht garantieren, dass das Bestätigungs-Mail an die Formularausfüllerin auch wirklich verschlüsselt wird. Wenn Sie hier sicher gehen möchten, sollten Sie kein Bestätigungsmail verschicken, und die Formular-Registration bloss mit einer Textanzeige bestätigen (z.B. "Vielen Dank! Ihre Anmeldung wurde registriert.").

Dieser Punkt ist vor allem deshalb relevant, weil im Moment vom Benutzer im Formular hochgeladene Attachments dem Bestätigungsmail automatisch angehängt werden. Wir arbeiten daran, diesen Automatismus abzustellen.

Alternativen

Für Anmeldungen übers Internet, die punkto Funktionalität und Sicherheit höhere Ansprüche erfüllen müssen (wie z.B. Bewerbungen auf Studienarbeiten oder Semesterassistenzen) könnten Sie vielleicht eine Bewerbungs-Plattform mitbenützen, falls Ihre Fakultät eine solche betreibt. (Diese Mitbenutzung wäre aber wohl kostenpflichtig.) Auf Ihre Supportanfrage hin werden wir den Kontakt vermitteln.