Formulardaten speichern

Voraussetzung

Die «Formulardaten»-App ist erst sichtbar, sobald ihrem Konto die korrekte Gruppe zugewiesen ist. Die Gruppe kann ihnen ihr Website-Administrator*in zuweisen (siehe Berechtigung zuweisen). Die Gruppe hat diese Bezeichung {pubname}-forms2db, z.B. wäre das für die "Sandbox"-Publikation (www.sandbox.uzh.ch) die Gruppe sandbox-forms2b. Ab dem nächsten Login zeigt es die Kachel «Formulardaten« an.

Formular erstellen

Es ist wichtig, dass Sie zuerst ihr Formular fertig erstellen und erfolgreich testen. Sobald Ihr Formular bereit ist, können Sie die Datenspeicherung in der Formular - Komponente aktivieren. Ab dann werden die Formulardaten nicht nur via E-Mail an Sie geschickt, sondern zusätzlich in der Formulardaten-App gespeichert.

Bedingungen korrektes Formular

Ein korrekt erstelltes Formular ist die Voraussetzung zur sauberen Speicherung der Formulardaten. Folgende Bedingungen sollen erfüllt sein:

  • Alle Formularfelder sind fertig definiert
  • Das Formular ist vollständig getestet und bereit für die Nutzung
  • Das Formular kann erfolgreich abgeschickt werden

Aktivierung der Formulardaten-Speicherung

Formular Datenspeicherung aktivieren

Im Bearbeitungsmodus des Formulars findet sich beim Reiter "VERSAND-EINSTELLUNGEN" das Feld "Datenspeicherung". Dieses ist defaultmässig deaktivert. Soll es die Formulardaten speichern, dann aktivieren Sie dieses Feld.

Sobald die Seite mit publiziert ist, werden ab dann die Formulardaten im Magnolia gespeichert. Probieren Sie es einfach einmal aus. Füllen sie ein Formular aus und schicken es ab, nun erstellt es entsprechende Einträge in der Formulardaten-App. Der Testeintrag lässt sich leicht wieder in der Formulardaten-App löschen.

Formulardaten-App: Gespeicherte Daten auslesen

Form2db Knotenansicht
Form2db Knotenansicht
Ansicht der Formulardaten in der Form2Db - App

Formulardatenstruktur

Die Formulardaten werden stets nach dem gleichen Prinzip gespeichert. Sobald der Webbesucher ein Formular ausfüllt und abschickt, werden diese Formulardaten in einem Eintrag in der Formulardaten-App gespeichert.

Dieser Eintrag und auch alle weiteren Einträge, werden unterhalb eines sogenannten Formulardaten-Knotens gespeichert. Der Name des Knotens entspricht dem Formulartitel. Die Formulardaten-Knoten liegen im jeweiligen Publikations-Verzeichnis.

Datei-Uploads werden unterhalb des jeweiligen Eintrags abgelegt.

Form2db Knotenansicht mit Angaben
Form2db Knotenansicht mit Angaben
Übersicht über die Speicherung der Formulardaten in der Form2Db - App

Beispiel einer Speicherung von Formulardaten
Die Publikation heisst "sandbox" (Website www.sandbox.uzh.ch). Das Formular hat den Namen "mein-Formular" und ein Besucher - some.person@uzh.ch - hat dieses Formular am 9.November.2020 ausgefülllt und abgeschickt.

Inhalte verwalten

Die Formulardaten und Einträge können mit verschiedenen Aktionen bearbeitet werden. Die Aktionen sollten selbsterklärend sein.

Inhalte exportieren

Beim Formulardaten-Knoten gibt es die Möglichkeit alle gesammelten Einträge im Excel oder im CSV-Format zu exportieren.

  • Eine Schwäche beim Export ist, dass die Reihenfolge der Spalten nicht der Reihenfolge der Formularfelder entspricht. Man kann die gewünschte Reihenfolge der zu exportierenden Felder jedoch manuell eingeben (s. nächster Abschnitt).
  • Zumindest auf Microsoft Windows sollte man exportierte CSV-Dateien über den Excel-Import-Assistenten importieren. Dabei den Zeichensatz utf-8 angeben.

Formulardaten-App: Export-Einstellungen

Wählen Sie ein Formular an, und danach den Befehl "Formular bearbeiten" im Seitenmenu, um die Darstellung der gespeicherten Formulardaten zu konfigurieren.

Export Options

Der Export kann wie folgt "massgeschneidert" werden:

  • Spalten definieren: Hier lässt sich Spalten und deren Reihenfolge angeben, die exportiert werden sollen. 
  • Neue Einträge: Es werden nur Einträge exportiert, die als neu markiert sind.
  • Export Datum: Es werden nur Einträge nach dem gesetzen Datum exportiert.

Formulardaten-App: Zugriffssteuerung

Die Formulardaten-App und die Inhalte sind nur mit der entsprechenden Berechtigung einsehbar. Dazu gibt es pro Publikation eine Gruppe, in der die Berechtigung abgebildet ist. (Der Gruppenname beginnt mit dem Publikationskürzel und endet mit "-form2db".) Ihr/Ihre Webadministrator*in kann Ihrem Konto in der Security-App diese Gruppe zuweisen.

  • Beispiel: Der Gruppenname für die Sandbox-Publikation ist sandbox-form2db

Muss der Zugang auf die gespeicherten Daten sogar noch weiter nur auf einzelne Personen eingeschränkt werden, geschieht dies im Reiter ZUGANGSKONTROLLE (s. übernächster Abschnitt).

Sensible Daten und Datenschutz

Wichtig: CMS-Formulare sind für sensible Daten nicht geeignet, da die Formulardaten teils unverschlüsselt via E-Mail übertragen werden (zumindest der E-Mail-Verkehr ausserhalb der UZH-Infrastruktur). Man sollte sich auch überlegen, ob die Formulardaten-App für sensible Daten geeignet ist, da wäre es wohl besser, die Speicherung zu deaktivieren.

Der interne Zugriff auf die Formulardaten im Magnolia-Autorenbereich kann über das Feld «Zugriff für» eingeschränkt werden (s. nächster Abschnitt).

Reiter ZUGANGSKONTROLLE

Klicken Sie auf das kleine Dreieck neben den Reiter (s. roter Kreis im Bild), um den Reiter ZUGANGSKONTROLLE zu öffnen.

Formularzugriffsliste

Es ist möglich, die Einsicht der Formulardaten weiter einzugrenzen. Dazu findet man den Tab "Zugriffskontrolle" das Feld "Zugriff für". Dort kann man Shortnames setzen und ab dann sind die Formulardaten nur für entsprechende Autoren einsehbar.

Wichtig dabei ist die Angabe von korrekten Shortnames. Man kann sich leicht aus den Formulardaten aussperren, wenn man sich hier verschreibt. Nur Autoren mit entsprechendem Shortname können die Formulardaten, resp. die Zugriffskontrolle erneut bearbeiten. Sollte es zu einer Sperrung kommen, dann können wir es entsperren, bitte einfach ein Supportticket erstellen.

Hinweise

Kein Backup der Formulardaten

Beachten Sie, dass gelöschte Inhalte nicht wiederherstellbar sind, da kein Backup der Formulardaten existiert. Beim Löschen von Inhalten erscheint ein Dialog, ob man Inhalte wirklich löschen will.

Da zusätzlich zur Formulardaten-Speicherung auch E-Mails versandt werden, sind versehentlich gelöschte Inhalte vielleicht noch in Ihrer Mailbox vorhanden. Es besteht auch die Möglichkeit, die Formulardaten zu exportieren.

Verbesserungsideen

  • Korrektur Spaltenreihenfolge beim Export. Zurzeit entspricht die Reihenfolge der Spalten nicht der Reihenfolge der Formularfelder.
  • Das Setzen einer z.B. "Anzahl freier Plätze"-Limite beim Formular.